İş Zekası (BI) Nedir?

Türkçe tam karşılığı ‘İş Zekası’ olan ‘Business Intelligence’ kısaca ‘BI’ organizasyonların işlenmemiş verilerini analiz etmek için kullanılan yazılım uygulamalarının değişkeni olarak kullanılan bir şemsiye terimdir. BI, veri madenciliği, online analitik işlemler, sorgulama ve raporlamayı içeren birbiriyle ilişkili birçok aktiviteyi düzenleyen bir disiplindir.

Şirketler karar vermeyi geliştirmek, maliyetleri düşürmek ve yeni iş fırsatlarını tanımlamak için BI sistemlerini kullanırlar. BI kurumsal sistemleri, verilerle kandırmak için ayarlanan araçlardan ve yalnızca onlara ilişkin raporlama yapmaktan çok daha fazlasıdır. Bilgi sistemleri yöneticileri (CIOs) verimsiz iş süreçlerini tanımlamak için BI sistemlerini kullanırlar.

Günümüzde BI araçları ile iş insanları kompleks raporları çalıştırmak için bilgi sistemlerini beklemek yerine veri analizlerini kendileri yapabildiği bu sistemleri tercih etmeye başlamışlardır.

BI büyük sözünü tutmasına rağmen, uygulamaları teknik ve kültürel meydan okumalara inatla direnmektedir. Uzmanlar BI uygulamalarını besleyen verilerin, temiz ve tutarlı olmalarını sağlamak durumundadırlar böylece kullanıcıların güveni kazanılmış olur.

Hardee’s, Wendy’s, Ruby Tuesday ve T.G.I. Friday’s gibi restoran zincirleri BI yazılımlarının sadık kullanıcılarındandır. Menüye hangi yeni ürün eklenecek, hangi eşyalar kullanımdan kaldırılacak veya hangi düşük performanslı yer kapatılacak gibi stratejik kararları almak için kullanırlar. Aynı zamanda yemek tedarikçileriyle yapılan kontratların yeniden yapılması ve verimsiz süreçleri geliştirmek için fırsatların tanımlanması gibi taktiksel sorunlar için de kullanırlar. Çünkü restoran zincirleri operasyonlara dayalıdır ve BI onların işlerini yürütmesi için önemlidir, onlar bu sistemlerden gerçek değerlere ulaşan şirketlerin bütün iş alanlarına geçiş yaptığı seçkin bir grup içerisinde bulunurlar.

BI’ın kritik bir unsuru olan ‘iş analizi’ ise büyük çeşitliliğe sahip endüstrinin içerisindeki şirketlerin başarısını sağlamak için oldukça önemlidir.

Perakende satışta ise Wal-Mart’ı örnek vermek gerekirse endüstriyi idare etmek için çok büyük miktarda veri ve kategori analizi kullanmaktadır.

Bu yolda kim önderlik etmelidir?

BI projelerinde başarı sağlamak için paylaşmak hayati öneme sahiptir, çünkü bu süreçlerle yakından ilgilenen herkes işlerinde yolları değiştirebilmek için bilgilere tam ulaşım sağlamak zorundadır. BI projeleri üst yöneticiler ile başlamalıdır ancak bir sonraki kullanıcı grubu satışçılar olabilir. Çünkü onların işi satışları artırmak ve yaptıklarını telafi etmektir. Bu yüzden onlara yardımcı olacak bütün araçları içeren bir yapı olması gerekir. Tabi ki bu araçlar da kullanımı kolay ve güvenilir veri elde edebildiğimiz şekilde tasarlanmalıdır.

BI sistemlerinin yardımı ile çalışanlar satış takımlarının içerisinde performanslarını geliştirmek için liderlik edebilirler,  kendi değişikliklerini ve takım çalışmaları yapabilirler. Satış yöneticileri, takım performansları açısından büyük farklılıklar gördüğü zaman ise daha yavaş giden takımı liderlik seviyesine çıkarabilmek için çalışmalar yürütür.

Bir BI sistemini nasıl uygulayabilirim?

BI için süreçler grafiklere döküldüğü zaman, şirketler ilk olarak karar verme yollarını analiz etmelidirler, daha hızlı ve güvenli karar vermeyi kolaylaştırmak, aynı zamanda bilgileri nasıl sunmak istediklerine (rapor olarak, grafik, online vb.) karar vermek için bu bilgileri dikkate almaları gerekmektedir. Karar verme tartışmaları, bilgi firmalarının kendi BI sistemleri içerisinde neyi toplayacakları, neyi analiz edecekleri ve neyi yayınlayacakları konularına doğru yönelmiştir.

İyi BI sistemlerinin kaynak vermesi gerekir. Satış raporlarının dünkü satışları veya bir yıl önce aynı günkü satışları göstermesi yeterli değildir. Dünkü satışların veya bir yıl önce aynı günkü satışların öyle olmasında hangi faktörlerin etkili olduğunu açıklaması gerekir.

BI, kullanıcılar teknoloji tarafından tehdit ediliyormuş gibi hissettiklerinde diğer teknoloji projeleri gibi geri dönüş sağlamaz. Stratejik olarak uygulanan, şirketlerin işletmeyi yönetim şeklinde ve insanların karar verme biçimlerinde esas olarak değişiklik yapan BI gibi bir sistemle karşılaşıldığında bilgi sistemleri yöneticilerinin kullanıcılara karşı daha dikkatli olmaları gerekir.

BI sistemlerine geçebilmek için yedi adım :

  1. Verilerin kusursuz olduğundan emin ol.
  2. Kullanıcılarını eğit.
  3. Hızlı bir şekilde dağıtıp ayarla. Mükemmel raporlar elde etmek için çok fazla zaman harcama çünkü yapılan işle beraber dönüşmesi gerekir. Değerleri en hızlı veren raporlar al daha sonra onlara küçük değişiklikler yap.
  4. Başlangıçtan itibaren veri ambarının yaratılması için entegre yaklaşımlar al. Kullanışsız bir veri tabanının içinde kalınmadığından emin ol.
  5. Başlamadan önce yatırımın getirisini net bir şekilde tanımla. Taslak olarak başarı için beklediğiniz belirli faydaları daha sonra da gerçekçi bir şekilde her çeyrek dönem veya altı ayda bir kontrol et.
  6. İş hedeflerine odaklan.
  7. İhtiyacın olan numaraların orada bulunduğu fikriyle ve kabaca nerede olduğunu bilerek BI sistemini uygula.

Karşılaşabileceğimiz problemler nelerdir?

BI başarısı için kullanıcı direnci büyük bir engeldir; buna ek olarak birbiriyle alakası olmayan ve zayıf veri kalitesine sahip olan büyük miktardaki verilerin ayıklanması gereklidir.

BI sistemlerinin doğru anlaşılabilmesi için bir anahtar ise standart veridir. Herhangi bir BI sisteminin en önemli temel bileşeni ‘veri’dir. Veriler bu sistemlerin yapı taşlarını oluştururlar. Firmalar sistemi ayıklamaya başlatmadan ve işletmeden önce iyi çalışır durumdaki veri ambarları ve veri mağazalarına sahip olmalılardır. Aksi takdirde sistem kusurlu bilgilerle işletilmeye devam eder.

Diğer bir potansiyel tehlike ise BI araçlarıdır. BI araçlarının eskiye göre daha kullanıcı dostu ve ölçeklendirilebilir olmasına rağmen, yavaş yavaş değişim gösterdiği halde BI’ın özü hala süreç yönetiminden ziyade raporlamadır. Ve iş zekası (BI) ile iş analizini birbirine karıştırmamak gerekir.

İş süreçlerini dönüştürmek için kullanılan BI için üçüncü bir engel ise bir çok şirketin kendi iş süreçlerini yeterince bilmemesi ve nasıl geliştireceklerini belirleyememesidir. Ve şirketlerin seçtikleri süreçlerle ilgili dikkatli olmaları gereklidir. Eğer süreçlerin kazanca direkt bir etkisi yoksa veya şirketin karşısındaki süreçler standartlaştırılmamışsa, BI’ın tüm çabası boşa gidebilir. Şirketlerin belirli iş süreçlerini düzenlemeyi bilmeleri gerekmektedir. Değişken süreçler karşısında bilgi ve veri akışı nasıl olur?, Veriler kullanıcılar arasında nasıl geçiş yapar?, İnsanlar bu sistemi  süreçlerin belirli parçalarını uygulamak için nasıl kullanırlar? gibi soruların kullanıcılar tarafından BI projesine başlanmadan önce anlaşılması ve cevaplanması gerekmektedir.

İş zekası uygulamasının faydaları nelerdir?

BI’ın şirketlerin,  yatırımların geri dönüşünü gösteren ROI grafiklerinin puan kazanmasına yardımcı olduğu uygulamaları geniş bir aralığa sahiptir. İş zekası gider tasarrufu fikirlerini tanımlamak, iş fırsatlarını ortaya çıkarmak, ERP verilerini ulaşılabilir raporların içerisine göndermek,  perakendeci talebine çabuk karar vermek ve fiyatları optimize etmek için kullanılmaktadır.

Ayrıca verileri ulaşılabilir hale getirir. BI yazılımı tedarikçiler ve müşteriler ile ilişkilerin değerini ölçmeyi kolaylaştırarak görüşmeler esnasında şirketlerde kaldıraç görevi görür.

Kurum içerisinde iş süreçlerini optimize ederek ve kararlara odaklanarak parayı elde tutmak için pek çok fırsat vardır. BI iş hatalarının üzerine ışık tutarak anlamlı, yatırımların geri dönüşünü gösteren (ROI) grafikleri elde etmemizi sağlar. Örneğin, Albuquerque şehrinin çalışanları cep telefonu kullanımı, fazla çalışma ve diğer işletimsel pahalılıkları azaltmak için BI yazılımı kullanarak fırsatları tanımlamış ve 3 yıl içerisinde şehrin 2 milyon dolar tasarruf etmesini sağlamışlardır. Aynı şekilde, BI araçlarının yardımıyla, Toyota  2000 yılında nakliyecilerine fazladan 812.000 dolar kadar ödeme yaptığını fark etmiştir. Kusurlu iş süreçlerini ortaya çıkarmak için BI kullanan şirketler rekabet ederken, BI’ı  yalnızca  şirkette neler olup bittiğini gözlemlemek için kullanan şirketlere göre daha başarılı olmaktadır.

BI sistemine doğru bir şekilde sahip olmak için ekstra bilgiler;

  • Uzmanların nasıl karar verdiklerini analiz et.
  • Doğru ve hızlı karar alabilmeyi kolaylaştırmak için uzmanların hangi bilgilere ihtiyacı olduğuna dikkat et.
  • Veri kalitesini önemse.
  • İş ile ilgili en önemli performans metriklerini kur.
  • Performans metriklerini etkileyen durumları sağla.

Ve şunu unutmamak gerekir ki BI karar destek sistemlerinden daha fazlasıdır. Teknolojinin ilerlemesi ve bilgi sistemleri yöneticilerinin (CIOs) uygulama yollarını geliştirmesi sayesinde, günümüzde BI işletmeleri dönüştürme potansiyeline sahip olmuştur. İş süreçlerini geliştirmek için BI sistemlerini başarılı bir şekilde kullanan bilgi sistemleri yöneticileri basit raporlama araçları uygulamak yerine BI’ın geniş kapsamlı yollarıyla işletmelerine katkı sağlamaktadırlar.