ERP NEDİR?

İnternet üzerinden ‘ERP’ ile ilgili olarak araştırma yaptığınızda karşınıza çok fazla bilgi çıkar ve bu bilgiler biraz da kafa karıştırıcı olabilir. Karşımıza çıkan her internet sitesinin ERP hakkında kendi açıklaması vardır ve bir ERP uygulaması bir başka ERP uygulamasından oldukça farklı olabilir. Ancak bu farklılıklar ERP i çok güçlü bir iş aracı yaparak esnekliğin önemini vurgular. ERP çözümlerinin işlerinizi nasıl dönüştürebileceğinin derin bir şekilde anlaşılması, ERP nin aslında ne olduğunun ve nasıl çalıştığının daha iyi kavranmasına yardımcı olur. Yazımızda herkes tarafından konuşulan ERP nin kısa bir tanıtımını yapacağız.

ERP nin açılımı ‘Enterprise Resource Planning’ olmakla beraber Türkçe tam karşılığı ‘Kurumsal Kaynak Planlaması’ olarak kullanılmaktadır. Ancak bu açık yazılım dahi ERP nin tam olarak ne olduğunu anlamamıza yeterince ışık tutmaz. ERP, işletmelerin tüm süreç ve fonksiyonlarını tek bir yazılım veya uygulama sistemi içinde yönetmesidir. Siparişten sevkiyata, işletmelerin tam zamanında müşterilerine ulaşmalarını sağlayacak tüm satış operasyonlarının yönetimi, satın alma, üretim ve stok maliyetlerini en aza indirebilmeleri veya fiyatlandırma stratejilerini doğru yapabilmeleri bir ERP sistemi sayesinde gerçekleşmektedir. Aynı zamanda tekrar tekrar aynı yapılan işlerin yapılmasını engeller, hataları önler. Üretim ve satış hedefleri belirlemeyi sağlar.

Bütün ERP sistemlerinin ana özelliği; birbirinden farklı iş birimleri tarafından kullanılan çoklu fonksiyonları destekleyen paylaşılmış bir veritabanı olmasıdır. Uygulamada bunun anlamı muhasebe, satış gibi farklı bölümlerde bulunan çalışanların özel ihtiyaçları için aynı bilgiye bağlanabilmesidir. ERP yazılımı aynı zamanda otomasyonla eş zamanlı olarak raporların türetilmesini sağlar. Çalışanları ayrı veritabanlarının bakımına zorlamak ve raporları üretmek için elle giriş yapmak zorunda olduğumuz programları kullanmak yerine bazı ERP çözümleri, raporları sistemin içerisinden kolayca çekilmesine olanak tanır. Örneğin, herhangi bir şekilde elle giriş olmadan satış siparişleri otomatik olarak finans sisteminin içerisine gidiyor olsun. Bu sayede sipariş yönetimi departmanı siparişlerini hızlıca ve doğru bir şekilde işler, finans departmanı da bu kayıtları daha hızlı bir şekilde kapatabilir. Diğer yaygın ERP özelliklerinden birisi de bir portal veya dashboard bulundurmasıdır. Bunlar sayesinde çalışanlar performans göstergelerini hızlı bir şekilde yorumlayıp çözümleme imkanına sahip olurlar.

ERP yazılımı modülleri:

ERP yazılımları genelde kurumun teknik kapasitesinin özel ihtiyaçlarının temelinde ayrı ayrı çoklu kurumsal yazılım modüllerini içerir. Her bir ERP modülü üretim geliştirme veya pazarlama gibi bir iş süreci üzerinde odaklanır.

-Dağıtım süreçleri yönetimi,

-Tedarik zinciri yönetimi,

-Bilgi tabanlı hizmetler,

-Fiyatlandırma,

-Finansal verilerin doğruluğu,

-Proje yönetiminin kolaylaştırılması,

-Çalışanların yaşam döngüsünün otomatikleştirilmesi,

-Kritik iş prosedürlerinin standartlaştırılması,

-Gereksiz işlerin azaltılması,

-İş ihtiyaçlarının değerlendirilmesi,

-Muhasebe ve finans uygulamaları,

-Satın alma maliyetlerinin düşürülmesi,

-İnsan kaynakları yönetimi ve ücretlendirme gibi arka plandaki yönetim faaliyetlerinde ERP yazılımları kullanılmaktadır.

ERP firmaların performansını artırır, kurumsal davranış biçimini geliştirir. Kurumsallaşma bir işletmenin kişilere bağımlı olmaksızın tüm fonksiyonlarının planlanabilir, ölçülebilir, raporlanabilir, iyileştirilebilir olmasıdır. Kurumsallaşma işletmelerin patron veya yöneticilerden ve onların kemikleşmiş idare ve icra yöntemlerinden bağımsız hale gelmesini ve sürekliliğini sağlar.

ERP kullanımında firmaların sorun yaşamasının başlıca sebepleri:

  • Organizasyonel tasarımın yanlış kurgulanması,
  • Süreç yol haritalarının oluşturulmamış olması,
  • Süreç yöneticilerinin yetersiz oluşu,
  • Verilerin sisteme doğru girilmemesi,
  • ERP’nin sevilmemesi ve bu nedenle kullanılmaması,
  • Excel hakimiyetinin ortadan kaldırılamaması,
  • Felsefesinin anlaşılamaması,
  • Eğitimin düşük olması vb.

ERP uygulayan şirketlerde rakamsal iyileştirmelerin genel ortalamaları:

Stok seviyesi                      -%32

Personel sayısı                   -%27

İşgücü verimliliği               +%26

Sipariş iyileştirme              +%20

Muhasebe verimliliği        +%19

IT maliyeti                          -%14

Nakit akışı iyileşmesi         +%11

Gelir kar artışı                    +%11

Nakliye masrafları              -%8

Bakım onarım masrafları   -%7

Zamanında teslimat          +%6

Sonuç olarak, ERP iş birimleri arasındaki engelleri kaldırarak çalışanların işlerini daha verimli yapmalarını sağlar.