KAYISI™ – KALİTE VE DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ
Doküman Yönetimi Hakkındaki Gerçekler
Kağıt tabanlı doküman yönetimi ile nasıl zaman kaybedilir ?
(haftalık, kişi başına zaman; 8 saat)
- Dokümanların aranması (1 saat)
- Doküman içeriklerinin çıkartılması ve tekrar işlenmesi (1.5 saat)
- Dokümanların güncellenme zorluğu (1 saat)
- Doküman paylaşım zorluğu (1 saat)
- Doküman içeriğini düzenli yayınlamaktaki zorluklar (0.5 saat)
- Rutin doküman yaratım işlemi (0.5 saat)
- Rutin dokümanlara göz atma (0.5 saat)
- İçeriğe göre doküman arayamama kaybı (0.5 saat)
- Kağıt dokümanların dağıtımı (1 saat)
- Kağıt dokümanları depolama ve arşivleme zorlukları (0.5 saat)
Sürekli iyileştirme sağlayan etkin bir sistem uygulamanın ve ayrıca belge almanın en önemli bileşenlerinden biri; dokümanlar aracılığıyla kontrollü bir şekilde yönetim sağlamak ve kayıtları oluşturarak analiz yapabilmektir. Dokümante bir kontrol “prensipleri”, kayıtlara dayalı analiz sonuçları “doğru karar sistemini” oluşturacaktır. Elbette bu tür bir yaklaşımın bir çıktısı olan dokümanlar ve kayıtlar için çalışanların form doldurması, rapor hazırlaması, firmada belirli bir zaman ve kırtasiye maliyetine dönüşmektedir.
Bu çalışmalarımızda elde ettiğimiz tecrübelerin bir getirisi olarak, 1 yıllık altyapı çalışmaları akabinde, Sistem Projelerinin çok daha etkin uygulanması ve kırtasiye maliyetlerinin neredeyse yok denecek kadar azalması için “bilgi işleme dayalı bir sistem danışmanlığı” modeli geliştirmiş durumdayız. Bu yeni uygulamamızda, firmanızda Yönetim Sistemi kurulurken danışmanlık süreci ile eş zamanlı olarak firmanıza özel Yönetim Sistemini Bilgi İşlem ortamına taşıyan bir Program yazılmaktadır.
Sistem gerekleri doğrultusunda öncelikle beklentilerinize yönelik algoritması oluşturulacak olan bu program Yönetim Sistemi’nin adaptasyon sürecini hızlandıracaktır.
Bu program ile firmanızda dokümanlar yerel ağ veya isterseniz internet üzerinden onaylanacak, dağılacak ve geri toplanabilecektir. Tüm kayıtlar bilgisayarlardan tek veritabanında birleşecek analizler sizin istekleriniz doğrultusunda otomatik olarak çok hızlı yapılabilecektir. Karar vermek için bilgi beklemenize gerek kalmayacak, anlık olarak tüm sonuçları (raporları) görebileceksiniz.
Ayrıca program kurulduktan sonra, firmanız Belgelendirme Denetimine de hazır olmuş olacaktır. Programın garanti süresi 2 yıl, ücretsiz güncelleme süresi 1 yıldır.
YÖNETİM SİSTEMİ YAZILIMI ve ISO 9001:2000 BİLEŞENLERİ
Aşağıda ifade edilen tüm ana başlıkların alt detayları Kalite Yönetim Sistemi’nin çıktıları olmaktadır. Bu çıktılar, sistem çalışması sonucu belirlenecek olan yöntemler(algoritma), formlar(kayıtlar), raporlar ve dokümanlardır.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Raporlar bölümü Kalite Yönetim Sistemi’nin kurulması aşamasında veri analizi yapılması kararlaştırılan konulara ve rapor düzeneğine göre oluşturulabilmektedir.
- Firmanızın isteği doğrultusunda modül azaltma yapılabilmektedir.
- Doküman Yönetimi Modülü tek başına tercih edildiğinde Yönetim Temsilcisi Modülü de eklenmesi gerekmektedir